Проверка договора с точки зрения бухгалтера

Несмотря на то, что составление и проверка договора относится к работе юриста, все больше компаний не утверждают серьезные договоры до тех пор, пока на нем не будет проставлена резолюция бухгалтера. И для этого есть свои объективные причины.

Прежде всего, главный бухгалтер является едва ли не вторым человеком после директора. И это действительно так, ведь именно от работы бухгалтерии зависит то, насколько предприятие будет финансово защищено.

Начать проверку договора следует с проверки контрагента. Если он относится к числу новых клиентов организации, необходимо уделить некоторое внимание его финансовому и юридическому "прошлому". В частности, при наличии арестов имущества, судебных процессов, а также частых реорганизации, наличия задолженности по налогам и кредитам, будет являться серьезным поводом отложить на некоторое время заключение такого договора до момента полного выяснения ситуации.

Если вы уверены в компетентности и профессионализме вашей юридической службы, то можно проверить только реквизиты. Однако если такой уверенности у вас нет, необходимо провести более тщательную проверку. Предлагаем рассмотреть разделы договора по общепринятой структуре, с подробным рассмотрением наиболее важных разделов с точки зрения присутствия финансовых рисков.

Преамбула

Юридическая практика знает случаи, когда договор был подписан работником, уволенным из организации, или же подпись ставил работник из несуществующего в действительности дочернего предприятия.

В данном случае необходимо сверить сведения, которые указаны в копии учредительных документов фирмы-контрагента, с той информацией, которая внесена в договор.

Особое внимание следует обратить на то, чтобы полномочия должностных лиц, которые подписывают документ, и их ФИО были указаны полностью.

Если сотрудник фирмы-контрагента подписывает договор по выданной доверенности, прежде всего, необходимо проверить его полномочия в вопросах права на заключение и подписания договоров, а также дату выдачи доверенности и срок ее действия.

Расчеты сторон

Если в договоре отсутствуют четкие указания на то, каким образом и в какие сроки производится оплата по договору, это вполне может привести к проблемам с платежами, а также к судебным разбирательствам.

Чтобы предупредить подобный сценарий развития событий, необходимо проанализировать указанную схему взаимных расчетов. Она должна иметь четкие формулировки, изложенные понятия не должны иметь двойной смысл.

В данном случае необходимо проверить:

• Общую сумму оплаты по договору;
• Форму расчетов (наличным, безналичным путем, либо смешанный платеж);
• Срок оплаты (должна быть указана конкретная дата, либо количество дней, которые даются на оплату). Почти все договора предусматривают штрафные санкции за нарушение условий оплаты в виде неустоек или пени;
• Порядок оплаты (предоплата, оплата в момент получения товара либо после получения).

Ответственность сторон

Случаи того, когда необходимо привлечь недобросовестного контрагента к ответственности, довольно нередки. Чтобы застраховать компанию от возможных убытков из-за задержки поставки товара, либо поставки некачественного товара, в данном разделе договора необходимо прописать штрафные санкции, которые будут применены к контрагенту в случае нарушения условий договора.

Изменение и расторжение договора

Наличие финансовых либо других трудностей у одной из сторон могут послужить причиной того, что в договор необходимо внести некоторые изменения, либо вовсе его расторгнуть.

Такие условия лучше всего уточнить отдельно. Особенно те, которые касаются момента одностороннего отказа от исполнения обязательств. Какие должны быть сроки для уведомления второй стороны, а также форма, в которой это уведомление должно быть сделано. Помимо этого не стоит забывать о санкциях.

Форс-мажорные обстоятельства

Очень многие считают, что это формальный пункт договора, однако участившиеся стихийные бедствия показывают, что лучше, все же, не пренебрегать им.

В этот пункт можно включить все те обстоятельства, которые могут стать причиной невыполнения обязательств по договору в конкретной местности.

Разрешение споров: арбитражная оговорка

Зачастую возникают ситуации, когда решение возникших споров не может пройти без вмешательства суда. Если ваш контрагент из другого города, то лучше заранее оговорить этот момент в договоре: в каком городе будет проходить суд, кто обязан уплачивать командировочные расходы юриста и так далее.

Лучше конечно обойтись без суда, но на всякий случай не помешает указать в договоре свой город, а также проверить, имеется ли в договоре возможность урегулирования споров до арбитража.

Список приложений

Основной договор может иметь в качестве приложений большое количество документов. Каждый из них имеет важное значение, так как отсутствие хотя бы одного вполне может стать причиной признания договора недействительным. Именно поэтому необходимо тщательно проверить пакет прилагаемых документов (спецификаций, доверенностей, техзаданий, актов и т.д.).

Реквизиты сторон

Ошибочное указание одной цифры в номере счета вполне способно отправить ваши денежные средства совершенно другому получателю. Поэтому чтобы впоследствии не тратить время и силы на возврат таких денег, лучше провести проверку правильности указанных данных до момента подписания договора.

Подписи сторон

Ставить подпись на договоре может и сотрудник, который не указан в преамбуле. В данном случае необходимо, чтобы к договору была приложена Доверенность с указанием его инициалов и фамилии, а также полномочий. Если данное условие не соблюдено, договор признается недействительным.

После проверки указанных пунктов вы можете визировать договор и отдавать его на подпись руководителю.