Главный бухгалтер идет в отпуск

Очень часто руководители компаний и фирм с опаской ожидают того момента, когда главный бухгалтер должен будет уйти в очередной отпуск. Даже в отпуске главный бухгалтер должен быть на связи и максимально доступным. Как же отправить в отпуск главного бухгалтера, чтобы различные риски были минимальными?

С особой ответственностью к такому событию стоит готовиться небольшим фирмам, в которых главный бухгалтер – единственный представитель бухгалтерии. Пока главбух будет отдыхать, все важные дела лягут на генерального директора или его заместителя, которые, как показывает практика, зачастую далеки от бухгалтерской работы. Гендиректор вправе выбрать доверенное лицо в качестве временно заменяющего главного бухгалтера.

Перед уходом в отпуск главбуху лучше обсудить с генеральным директором планы фирмы на время отсутствия. Возможно, в это время должны произойти какие-нибудь важные события, например, смена учредителей и т.д. В этом случае лучше заранее обсудить все задачи и цели, которые не могут быть решены без присутствия главбуха.

Как бы хорошо все ни было подготовлено заранее, все равно во время отпуска главного бухгалтера могут возникнуть вопросы или задачи, которые нельзя предусмотреть заранее. Чтобы компания сумела решить их самостоятельно, главбуху следует позаботиться о том, чтобы генеральный директор либо тот, кто будет замещать главного бухгалтера, были максимально осведомлены о том, где можно взять необходимые сведения, как получить расшифровку отчетности за конкретный период и т.д. Оптимальным вариантом для компании в такой ситуации будет получение отсрочки в предоставлении требуемых сведений, чтобы подождать выхода главбуха из отпуска.

Перед своим уходом главный бухгалтер должен позаботиться об исполнении регулярных и срочных платежей, провести инвентаризацию расчетов с поставщиками и покупателями. Заранее надо подумать об оплате услуг мобильной связи сотрудников, аренды, доставке воды в офис, приобретения канцтоваров или бытовых принадлежностей и т.д. Предусмотрительным ходом будет предварительная оплата услуг и материалов контрагентов, которые будут необходимы для обеспечения непрерывности процесса производства.

В случае если компании необходимо будет предоставить в налоговую какую-либо запрашиваемую информацию, лучше всего договориться об отсрочке. Для этого в инспекцию можно направить просьбу о переносе сроков в связи с отпуском главного бухгалтера. При этом следует указать ту дату, когда отчетность или информация будет вами предоставлена. Как правило, налоговая относится положительно к таким просьбам.

Немаловажным моментом является право подписи на документах. Если речь идет о документах, проводимых через банк, то их могут подписывать лишь те лица, образцы подписей которых имеются в карточке банка. Право первой подписи принадлежит генеральному директору. Право второй подписи, как правило, отдается нескольким лицам, что позволяет решать проблему в случае болезни сотрудников, отпуска либо командировки. Если документ будет подписан сотрудником, чьей подписи нет в карточке, на то чтобы ее переоформить, уйдет немало времени. Современные технологии работы с интернет-банком упрощают задачу подписи платежных документов, так как для этого необходим лишь код, который вводит владелец флеш-ключа. По приказу руководства главбух может передать этот ключ доверенному лицу, который будет заниматься бухгалтерией и платежами в его отсутствие.

Руководителю компании также не стоит забывать, что в случае экстренной необходимости можно официально отозвать главного бухгалтера из очередного отпуска. По трудовому законодательству на это требуется письменное согласие самого работника. Также по законодательству та часть отпуска, которая осталась неиспользованной, должна быть предоставлена работнику в удобный для него период в течение рабочего года либо добавить к отпускным дням в следующем году. Работник также имеет право не согласиться с отзывом из отпуска по любой причине и это не будет нарушением трудовой дисциплины.

Как правило, если главбух во время отпуска находится в зоне досягаемости, он все равно принимает участие в деятельности компании, решает несложные вопросы либо дает консультации. Если же возникают серьезные проблемы, главбуха могут попросить выйти на работу на некоторое время. Если же с главбухом нет возможности связаться, то все вопросы приходится решать без его непосредственного участия.

По опыту многочисленных предприятий можно сказать, что такие ситуации всегда находят решение. Для руководителей организаций гораздо большее беспокойство вызывает не факт того, что бухгалтера нет на месте, а те опасения, которые возникают в связи с его отсутствием.

Пока главный бухгалтер находится в отпуске его обязанности должны быть поручены другому сотруднику и с позиции кадровой службы. Такие обязанности могут быть назначены сотруднику другой должности только при его письменном согласии, при этом по трудовому законодательству ему должна быть начислена дополнительная плата за выполнение обязанностей отсутствующего работника. Вместе с тем, если в штате компании имеется должность заместителя главного бухгалтера, то доплата за выполнение обязанностей главбуха не назначается, так как она прописана в должностных обязанностях заместителя либо в условиях трудового договора.

2014 год